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OLSA News
Intervento programmato 2-3 ottobre
25/09/2023
Nelle prossime giornate del 2 e 3 Ottobre effettueremo il cambio del provider di connettività per i servizi internet e telefonici.
L’attività di potenziamento è diretta a garantire servizi sempre più performanti e sicuri.
Durante le attività potrebbero verificarsi disservizi, tuttavia i nostri numeri di Help Desk restano attivi e disponibili.
Nuova piattaforma OLSA Secure Archive
16/03/2023
Dal 03 aprile 2023 sarà online la piattaforma OLSA Secure Archive che recepisce la nuova normativa UNI 11386:2020 in materia di Conservazione a Norma: https://hub.olsasi.biz/securearchive
La piattaforma consentirà tra le altre cose:
- Ricerche più veloci su tutti i documenti posti in Conservazione a Norma
- Download dei Pacchetti di Archiviazione in modo efficiente
- Export di tutte le informazioni in formato MS Excel e Zip
- Anteprima online dei documenti firmati digitalmente
Vi informiamo inoltre che dal 27 marzo 2023 l’attuale piattaforma non sarà utilizzabile per consentire le operazioni di migrazione dei sistemi. Al termine delle operazioni previste per il giorno 03 aprile 2023 sarà possibile accedere alla nuova piattaforma utilizzando le stesse credenziali.
Fatturazione elettronica per Partite IVA e forfettari: scatta obbligo dal 1o luglio 2022
01/07/2022
Dal 1 luglio 2022 scatta l’obbligo di fatturazione elettronica per le Partite IVA in regime forfettario con ricavi o compensi superiori a 25.000 euro.
Il Portale Qualifica Fornitori si rinnova
30/06/2022
Il Portale Qualifica Fornitori si rinnova e sarà offline per aggiornamento e migrazione dati dal 11.07.2022 al 17.07.2022.
Vi comunichiamo che a partire dall’18 Luglio 2022, sarà online il nuovo Portale Qualifica Fornitori (PQF), raggiungibile attraverso il nostro HUB https://hub.olsasi.biz - sezione Portale Qualifica Fornitori.
La nuova versione del PQF prevede:
• Una grafica rinnovata
• Funzionalità più chiare e maggiormente fruibili
• Credenziali basate su indirizzo email (email@dominio.ext - la login NON sarà più la Partita Iva - riceverete nuova utenza)
• Recupero credenziali e reset password in modalità Self
• Maggiori performance
• Portale responsive fruibile anche da dispositivi Mobile
• Caricamento multiplo dei documenti
In arrivo la nuova piattaforma OLSA iArchive
12/01/2022
Dalla carta al digitale in un click. On line dal 20 genaio 2022. La soluzione web innovativa per la richiesta di documenti in formato cartaceo e digitale. Con OLSA iArchive potrai richiedere la versione digitale del tuo documento cartaceo, gestire le tue richieste di ritiro per nuove unità di archivio, gestire i ritiri in originale, richiedere la fornitura di nuovi materiali di archivio, gestire la distruzione delle unità già presenti nei nostri archivi. Per usufruire della piattaforma è necessario prima completare la procedura di accreditamento.
Gestione archivio cartaceo: perché conviene esternalizzarlo
09/12/2021
Ottimizzare la gestione dell’archivio cartaceo significa ottimizzare i risultati di business. Siamo infatti nell’era dei dati, in un mercato all’interno del quale il patrimonio informativo aziendale rappresenta uno degli asset più preziosi dell’azienda: un bene che deve essere protetto, tutelato e reso facilmente reperibile. All’interno dell’ecosistema aziendale però, via via che il business cresce, aumenta anche la mole di informazioni – ovvero di documenti – in circolazione negli uffici. E a fronte di un inventario amministrativo sempre più massiccio e caotico, una gestione dell’archivio cartaceo inefficace rischia di avere ripercussioni negative su più fronti, sia dal punto di vista operativo che economico. Affidare il patrimonio documentale dell’azienda a un partner esterno rappresenta la soluzione vincente per tutelare questo bene tanto prezioso quanto delicato e ingombrante. Scopriamo perché. Perché una gestione dell’archivio cartaceo non ottimale penalizza il business In prima battuta, è opportuno riflettere su quanto la catalogazione non ottimizzata di documenti all’interno di archivi molto ampi (e magari dislocati in diversi ambienti) possa rendere davvero troppo complesso il reperimento di informazioni: un aspetto critico, che rischia di rallentare processi operativi e amministrativi anche molto delicati. Altro punto da considerare è quello relativo alla sicurezza: anche in quest’ottica, una mala gestione dell’archivio cartaceo può essere foriera di non pochi grattacapi. I documenti aziendali tradizionali, data la loro natura materiale, sono infatti esposti a molteplici rischi che ne compromettono l’integrità fisica: la leggibilità delle carte, per esempio, può essere irrimediabilmente compromessa se i faldoni che le contengono sono archiviati in ambienti che non hanno la giusta aerazione e presentano problemi di umidità. Peggio ancora, nel caso in cui la strategia di gestione dell’archivio cartaceo non preveda un’adeguata installazione di sistemi antincendio, il rischio è quello di veder andare letteralmente in fumo anni e anni di storia aziendale. E non è tutto: occorre mettere in conto anche la possibilità di perdere i documenti a causa di malintenzionati, o banalmente, di errori umani. Affidare la gestione dell’archivio cartaceo a personale non specializzato può inoltre far incorrere in problemi legali non di poco conto, dovuti al mancato rispetto delle normative in materia di conservazione documentale, protezione dei dati e privacy: sia a livello nazionale che internazionale, infatti, esistono precise disposizioni da rispettare a riguardo. Non ultimo, la gestione dell’archivio cartaceo richiede l’occupazione di spazi fisici sempre più estesi: una spesa che può diventare insostenibile per molte aziende. I vantaggi della gestione dell’archivio cartaceo in outsourcing Esternalizzare la gestione dell’archivio cartaceo permette di ovviare a tutte queste problematiche, semplificando i processi aziendali e ottimizzando le risorse a disposizione del business. Un gestore esperto e certificato, infatti, garantisce per contratto elevati livelli di conformità normativa, basati su un aggiornamento puntuale e preciso del servizio, alla luce dell’evoluzione normativa in materia di archiviazione e conservazione documentale. Anche tutti i problemi legati all’occupazione degli spazi passano in mano al fornitore del servizio: si tagliano così i costi relativi all’affitto o all’acquisto degli edifici da adibire ad archivio e si demandano tutte le problematiche infrastrutturali legate alla loro messa in sicurezza. Un fornitore autorevole, infatti, dispone di archivi protetti da avanzati sistemi antifurto e antincendio e di squadre di operatori altamente specializzati, in grado di assicurare la piena tutela di ogni faldone. In pratica, esternalizzare la gestione dell’archivio cartaceo significa liberare spazio fisico in azienda (che può essere dismesso o, nel caso sia di proprietà, adibito ad attività più produttive) e svincolare il personale interno da attività onerose in termini di tempo ma ben poco proficue per il business. Un’ultima osservazione: spostando all’esterno un tesoro prezioso come il proprio patrimonio documentale si rischia di perderne la governance? Niente affatto: un partner affidabile è in grado di inviare al cliente qualsiasi documento richiesto (in originale o in formato elettronico) nell’arco di poche ore. In questo modo è tutto davvero sotto controllo: costi, sicurezza, integrità e disponibilità del capitale informativo aziendale. Un passo in più per potenziare l’archivio cartaceo? Dematerializzare e digitalizzare I cari vecchi faldoni rappresentano a tutti gli effetti lo scrigno in cui è custodita la memoria dell’azienda: per questo motivo la gestione dell’archivio cartaceo è, di per sé, un’attività da seguire con la massima cura. Oggi però siamo nell’era della trasformazione digitale e le nuove tecnologie offrono l’opportunità di potenziare ulteriormente questo aspetto. Dematerializzare il cartaceo, infatti, permette di cristallizzare qualsiasi informazione, preservandone ulteriormente l’integrità e apre le porte alla digitalizzazione di tutto l’inventario amministrativo aziendale. Un’evoluzione che abilita uno scenario operativo completamente paperless con tutti i vantaggi del caso, come piena visibilità e accessibilità in tempo reale su ogni documento, ricerche più rapide ed efficaci, condivisione istantanea delle informazioni e processi più snelli grazie alla firma elettronica e digitale. Anche in questo caso, affidare a un partner esperto e certificato il processo di dematerializzazione e archiviazione digitale garantisce conformità normativa, sicurezza ed efficienza. La gestione dell’archivio cartaceo si traduce così in una strategia di evoluzione operativa per un business davvero al passo con i tempi.
Olsa TechEd 2021
22/11/2021
6 dicembre 2021, Hotel Sheraton Parco De’ Medici (Via Salvatore Rebecchini, 39 – 00148 Roma): questa data e location di Olsa TechEd 2021. Avrà inizio alle ore 17 l’evento che prevede la presentazione, da parte di Olsa Informatica S.r.l. e Libraesva, dei servizi Email Archiver e PhishBrain. Durante l’evento verrà inoltre presentata la nuova società Omnibus Consulting. Per partecipare all’evento, confermare la propria presenza e quella eventualmente di un’altra persona, si prega di scrivere a eventiolsa@olsainformatica.com (indicando nell’email eventuali allergie). L’evento è riservato a chi è in possesso di Green Pass valido.
Gestione documentale sicura: come garantire la business continuity
18/11/2021
Una gestione documentale sicura, in adeguamento alle normative sulla protezione dei dati personali, è la chiave per garantire la business continuity della propria attività. La digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione degli archivi permettono di custodire con più efficienza il patrimonio informativo delle aziende, evitando i rischi direttamente connessi all’utilizzo della carta come, per esempio, il deterioramento dovuto al passare del tempo. Situazioni che possono portare alla perdita o alla compromissione irrimediabile di documenti di rilevanza strategica.
Tuttavia, anche il mondo digitale presenta rischi per cui non si può improvvisare nel gestire i propri documenti ma è bene affidarsi a esperti del settore in grado di fornire strumenti appositamente sviluppati tenendo conto delle misure di sicurezza cyber, in modo da non doversi preoccupare di nulla.
Gestione documentale sicura: i rischi della carta
La trasformazione digitale dei processi di gestione documentale eleva il grado di sicurezza e di tutela delle informazioni, spesso riservate, contenute in atti e contratti che vengono creati, condivisi, archiviati o conservati. La gestione dei documenti cartacei, infatti, presentava rischi e pericoli che l’informatizzazione delle procedure ha permesso di superare:
- Danneggiamento: la carta è fragile. Disattenzione, situazioni climatiche particolari, incendi e il semplice impatto del trascorrere del tempo possono deteriorare i fogli compromettendo le informazioni contenute.
- Furto: un fascicolo cartaceo o un foglio possono essere sottratti con facilità, causando grossi disagi, per esempio in fase di condivisione.
- Perdita: può capitare di non ricordarsi dove sia stato riposto un documento cartaceo, di dimenticarlo in qualche luogo e non ritrovarlo più, non avendolo quindi a disposizione in caso di necessità.
Si tratta di condizioni che possono compromettere il normale andamento delle attività di un’impresa o di un professionista, interrompendo l’operatività a causa di un aspetto che pare banale ma che può avere conseguenze molto serie. Si pensi, per fare un esempio, al caso di un documento di elevato valore strategico quale può essere il progetto di un prodotto da brevettare: il formato cartaceo potrebbe essere facilmente preda di un eventuale spionaggio industriale da parte di competitor aziendali.
Gli strumenti digitali per una gestione documentale sicura
La digitalizzazione e, nel caso degli archivi cartacei preesistenti, la dematerializzazione, permette di limitare i rischi e alzare gli standard di sicurezza. Lo prevede anche la normativa, in particolare il GDPR, regolamento europeo sulla data protection, introduce il principio di privacy by design, per cui soluzioni destinate a trattare i dati devono già essere progettate nell’ottica di tutelarli. Gli strumenti stessi adibiti alla gestione documentale sono strutturati in modo da tutelare al massimo valori come l’autenticità.
Per esempio, i sistemi di conservazione digitale a norma, come previsto dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, devono essere realizzati in modo da garantire nel corso del tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento informatico. Non si presenterà mai quindi il problema di un documento in un linguaggio non leggibile, o non accessibile a causa della corruzione del file, né si porranno dubbi sull’autenticità di quanto depositato.
A proposito di autenticità, uno standard come la firma digitale invece, utile per sottoscrivere documenti, attribuisce il valore legale della scrittura privata e garantisce il più alto livello di sicurezza. Infatti, non solo è basata su due chiavi, una privata e una pubblica, per identificare con assoluta certezza l’autore della sottoscrizione, ma inverte anche l’onere della prova. Ciò significa che se qualcuno disconosce la firma, dovrà fornire in sede legale le prove di un’eventuale contraffazione.
Perché affidarsi a un partner qualificato per una gestione documentale sicura
Ciò, tuttavia, non deve spingere a sottovalutare i rischi legati al mondo digitale, rappresentati in primis dalle attività illecite del cyber crime, e dunque a pensare di poter gestire la dematerializzazione degli archivi e la trasformazione digitale dei processi da soli. Ricordiamo, citando il rapporto Clusit 2021 che nel corso del 2020 in tutto il mondo gli attacchi cyber sono aumentati del 12 per cento rispetto al 2019, il 56 per cento dei quali ha avuto un impatto alto e critico. Tra le tecniche più usate, malware e phishing. È importante quindi fare affidamento a un provider esperto che sia in grado di fornire le giuste soluzioni e adeguati livelli di sicurezza per evitare imprevisti e tutelare al meglio le informazioni contenute nei documenti, per evitare costose azioni riparatorie e non interrompere la business continuity.
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